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「あとで〜しなきゃ」を減らすだけで頭のなかは2倍も3倍もスッキリ

日々の心の持ちように大きな影響を与える「段取り」。

段取りがうまくいかないと、日常のあらゆる「やるべきこと」が溜まってしまい、焦りや焦燥感の引き金となります。

そこで今回ご紹介する書籍は、国内でプロの「執事」会社を経営し、実際に職務もされているかたの本です。

つまり、本物の執事さんが書いた「段取り術」の本

超多忙な富裕層を相手に、あらゆる執務をこなす執事さん。
その段取りの良さにも驚きますが、情報整理や、思考の整理術から、精神的な疲労をケアするコツがたくさんありましたのでご紹介します。

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やることがいっぱいあって、もう限界

やることが多すぎる

「明日までに資料用意して、並行で来週の企画の準備して。あ、そういえば、後輩からなんか相談メールがあったんだっけ。うわ、クライアントからも3件メールきてる。ちょっと隙間にMTG入れよう。あ、そうだ!週末の飲み会、自分が幹事だった!予約しなきゃ…あーもうダメ。もう、やることだらけでやってられない…」

やることがあり過ぎて、頭がパンパン。
多忙な現代、私たちの周辺では、かならずこういう状態の人を見かけます。

エネルギッシュに動ける状態のとき、忙しいのは幸せでもあります。一方で、自分のペースや、体調の限界を超えて、「やらなきゃいけないこと」が膨らみだすのはよろしくありません。

何かのタイミングで燃え尽き状態になったりするので気をつけなくてはいけません。

やることがいっぱいの執事さんはどうしてる?

さて、執事さん、彼らも「常にやることがいっぱい」の職業です。

「執事」というのは基本的には依頼主が望むことは何でもするのが仕事です。
そのため、一度に複数の仕事を抱えています。

執事のダンドリ手帳 一括処理 より

望むことは何でもするのですから、常にやることだらけですね。

たとえば1週間後に開かれるパーティーの準備をする一方で、他の執事やメイドさんたちに頼んでいた仕事の進捗状況を確認しながら、車でお客様の送り迎えをする。

執事のダンドリ手帳 TASK01 一括処理 より

3つも4つも重要なタスクが並走するのが執事業務の常。
彼らも工夫しないと、「やることがいっぱい…」と、なってしまいます。ですが、依頼主がいる限り、フリーズしてはいられないのです。

そんなとき、執事さんはどうするのでしょうか。

一括処理で、「あとで〜しなきゃ」を減らす

やることを減らせるなら、それが一番ですが、執事さんともなるとそうはいきません。

そんな時は作業を一括処理するように工夫するそうです。

たとえば得意先のお客様などに電話する用事があったら、そのあとに、別の人にかける電話も同時に済ませておきます。
すると、「あとで電話しなきゃ」という面倒事を一度に片づけられるので効率的になりますし、精神的にも楽になります。

執事のダンドリ手帳 TASK01 一括処理 より

「あとで〜しなきゃ」を減らすことは、メンタル的に大切なポイント。

人間、やろうとしている作業を後回しにしても、実は頭の中ではアレコレとシミュレーションをしているそうです。

ですから、1つの作業をやっているつもりでも、「あとで〜しなきゃ」が3つあるならば、頭の中は、4つの作業をしているのと同じくらい疲れているのです。

逆にいえば「あとで〜しなきゃ」を減らすだけで、頭のなかは2倍も3倍もスッキリします。

一括処理がうまくいくと、驚くほど物ごとがスムーズになるのです。

関連「〜しなくては」の気持ちが、自分を窮屈にする

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やることが似ていたら”まとめる”のが吉

ビジネスレベルから、日常生活レベルまで、一括処理のノウハウは生かすことができます。

意識すべきは「やることが似ていたら”まとめる”」。これだけです。

文頭で紹介したやることだらけの人をもう一度、見てみましょう。

「明日までに資料用意して、並行で来週の企画の準備して。あ、そういえば、後輩からなんか相談メールがあったんだっけ。うわ、クライアントからも3件メールきてる。ちょっと隙間にMTG入れよう。あ、そうだ!週末の飲み会、自分が幹事だった!予約しなきゃ…あーもうダメ。もう、やることだらけでやってられない…」

忙しそうですね。

この人のタスクをまとめてみましょう。

  1. 明日の資料を用意するついでに、別の会議資料も印刷
  2. 後輩・クライアントからの相談メールは30分でまとめて返信
  3. MTGついでに可能な限り先までMTGをセッティング
  4. 電話の用事があったら、ついでにお店の予約電話もする

資料の印刷
メール返信
MTGセット
電話

あら、まとめてしまえば、たった4種類
1日で十分にできますね。
しかも、先のタスクまで実施してしまうので、来週分のタスクもいくつか終わります。

似ているタスクは、頭を切り替える労力が少なくて済みます

同じ作業でも楽にできるのです。

未来のタスクが見えているなら、まとめてやってしまう。すると、次に来るはずだったタスクがなくなり、時間も捻出されます。
心の余裕ができ、そうすると、実は今週、もっともエネルギーを割くべき「来週の企画準備」へ集中することができるようになります。

やることだらけで何もかもがメンドー…。

そんな状況を、「やるべきことへ集中できる」ところまで変えられるのです。

私もやることに追われる人です

私も、やることが多いと、すぐ面倒くさくなっ手が止まってしまうタイプ。一度やりだすと、ずーっとできるんですけどね。典型的な切りかえベタです。

そんな私にとって「まとめて一括処理」の工夫は、非常に良いノウハウでした。

最近は、何かをしだしたら「この勢いで、一緒にできちゃうものないかな〜」と、探すようになってきました。

一括でやることが完了すると、本当に精神的にスッキリして、気分が軽くなります!おすすめです。

まとめて一括処理を活用して、日々を気持ちよく過ごしていきたいものですね。

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